Offre d’emploi

Date: 29 août 2023

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ive) d’un bureau de circonscription fédérale.

Employeur : Député de la circonscription Charlesbourg—Haute-Saint-Charles

Conditions de travail : Le titulaire peut être appelé à voyager à l’occasion. Il doit aussi être disponible à travailler selon un horaire flexible, les soirs et fins de semaine.

L’adjoint administratif relève du député et fournit un large éventail de services de soutien exécutif et administratif au député ainsi qu’à son personnel. Le titulaire travaille en collaboration avec les autres membres de l’équipe afin d’offrir un excellent service aux citoyens et d’appuyer le travail parlementaire du député.

Tâches et responsabilités
• Filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information générale, diriger les interlocuteurs vers d’autres ressources au
besoin, transférer les appels au député ou à son personnel et prendre note des messages de façon détaillée.

• Faire l’analyse et recueillir les informations concernant les activités communautaires qui ont lieu sur le territoire de la
circonscription.

• Faire la gestion de la boîte de courriel centrale et transmettre les demandes aux membres de l’équipe selon les postes.

• Fournir divers services administratifs ou opérationnels au député et à son personnel afin d’assurer le bon déroulement des activités et
d’aider le bureau de circonscription à atteindre ses objectifs et à répondre à ses priorités.

• Examiner toute la correspondance et toutes les notes d’information à l’attention du député pour s’assurer qu’elles sont précises et
uniformes et que leur style, leur présentation et leur contenu sont exacts. Apporter les changements nécessaires au besoin.

• Participer à la réalisation de projets spéciaux visant à optimiser les opérations administratives du bureau.

• Assurer toutes autres tâches connexes dans le cadre du poste.

Connaissances, compétences et capacités

• Ce poste nécessite d’être résident de la circonscription Charlesbourg—Haute-Saint-Charles afin d’être à l’affût de tout développement
dans le secteur et être capable de s’y déplacer rapidement de façon autonome.

• Avoir le sens de la débrouillardise et aimer les défis.

• Connaissance des méthodes, techniques et pratiques administratives permettant de rendre le fonctionnement du bureau aussi fluide que
possible.

• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite.

• Capacité de gérer de multiples priorités, de respecter des échéanciers serrés et de travailler de façon autonome pour gérer efficacement
des projets multiples et simultanés dans un environnement qui peut être stressant.

• Savoir être, diplomatie, grande discrétion et aptitude pour la création et le maintien de relations de travail avec les partenaires.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, d’Excel, de PowerPoint et d’Outlook).

• Intérêt marqué pour la politique canadienne et sensible aux enjeux mondiaux.

Éducation et expérience
• Expérience de travail dans un bureau, dans un poste d’accueil ou de soutien administratif.

• Des études postsecondaires dans un établissement d’enseignement reconnu OU un agencement acceptable d’études, de formation et
d’expérience pertinente.

Si l’offre vous intéresse, veuillez soumettre votre curriculum vitae
à pierre.paul-hus@parl.gc.ca

Pierre Paul-Hus